Politique de confidentialité

Koehler Hub, l'espace collaborateur de Koehler Coiffeur · Dernière mise à jour : 29 octobre 2026

Cette politique explique quelles informations l'application Koehler Hub (iPhone, Android et site hub.koehlercoiffeur.com) utilise, pourquoi, avec qui elles sont partagées et comment exercer vos droits. Le Hub est un outil de travail interne : il ne sert qu'à faire vivre l'entreprise et ses équipes.

1. Qui sommes-nous ?

Le responsable du traitement est la SOC EXPLOITATION KOEHLER, société à responsabilité limitée au capital de 7 623,00 €, immatriculée au RCS de Strasbourg sous le numéro SIRET 32378188000055, dont le siège social est situé 25C rue de la Sablière – 67590 Schweighouse-sur-Moder – France, représentée par son gérant Monsieur Philippe KOEHLER.

Pour toute question sur vos données : contact@koehlercoiffeur.com, ou par courrier à l'adresse ci-dessus.

2. À qui s'adresse le Hub

Le Hub est réservé aux collaborateurs de Koehler Coiffeur : salariés, apprentis, dirigeants et, le cas échéant, prestataires qui travaillent avec nos salons. Il n'est pas ouvert au public et il n'est pas possible d'y créer soi-même un compte : c'est l'entreprise qui ouvre un accès à chaque collaborateur, et qui le ferme à son départ.

Ce que chacun voit dans le Hub dépend de son rôle : un collaborateur voit ses propres informations et celles qui concernent son salon et son travail ; un manager, un formateur ou un dirigeant voient ce qui est nécessaire à leur mission. Ces droits sont définis par l'entreprise et consignés dans l'application.

3. Les informations que nous utilisons

• Votre compte : prénom, nom, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone, poste, salon, rôle dans le Hub, photo de profil si vous en ajoutez une, préférences d'affichage et de notification.
• Votre mot de passe : il n'est jamais conservé en clair, seulement sous une forme chiffrée irréversible (empreinte « bcrypt »).
• Votre dossier de collaborateur, repris de nos outils de gestion du personnel (Eurécia, Silae) : matricule, contrat, date d'entrée, échelon, horaires de référence, congés, absences, heures travaillées, documents administratifs vous concernant, et, pour les personnes habilitées à les voir, les éléments de rémunération.
• Votre parcours chez Koehler : niveau et évolution (de Jeune Talent à Expert), formations suivies, compétences évaluées, entretiens, objectifs et primes, questionnaires de bien-être au travail auxquels vous choisissez de répondre.
• Votre activité dans le Hub : tâches, projets, feuilles de temps, demandes (récupérations, présences exceptionnelles), idées, participations aux réunions, publications et photos (looks, portfolio, inspirations), messages de la messagerie interne, pièces jointes, messages vocaux et réactions.
• Les réunions : lorsqu'une réunion est enregistrée dans le Hub, l'enregistrement audio sert à produire une transcription et un compte rendu automatiques. Les participants en sont informés avant l'enregistrement.
• Les informations liées à votre travail : chiffres d'activité de votre salon et vos propres résultats (rendez-vous, ventes, avis clients), plannings et simulations de planning, stocks, outils et checklists.
• Des informations techniques : un jeton de connexion gardé sur votre appareil (valable 30 jours), l'identifiant de votre appareil pour les notifications si vous les activez, et un journal de sécurité (date, type d'action, compte concerné) qui protège l'application contre les abus et permet de retrouver qui a modifié un compte ou un droit.

Le Hub contient aussi des informations qui ne vous concernent pas directement mais que vous pouvez être amené à traiter dans votre travail : fiches de clientes de votre salon, avis clients, candidatures reçues par le service recrutement. Elles sont protégées par les mêmes règles et ne doivent être consultées que pour votre mission.

Nous n'utilisons aucun outil publicitaire ni aucun traceur venu d'un autre site, nous ne géolocalisons pas votre appareil, et nous ne vendons jamais vos données.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Vous donner accès au Hub, vous connecter et sécuriser l'accès : exécution de votre contrat de travail et intérêt légitime de l'entreprise à protéger ses outils.
• Gérer le personnel : plannings, horaires, congés et absences, feuilles de temps, documents, entretiens, formations, parcours et compétences, objectifs et primes : exécution du contrat de travail et obligations légales de l'employeur.
• Organiser le travail des équipes : tâches, projets, réunions, messagerie interne, publications et partage d'inspirations : intérêt légitime de l'entreprise à faire fonctionner ses salons.
• Transcrire et résumer les réunions enregistrées : intérêt légitime, avec information préalable des participants.
• Suivre l'activité des salons (chiffres, avis clients, stocks) : intérêt légitime de l'entreprise à piloter son activité.
• Vous envoyer des notifications (messages, tâches, rappels) : votre choix, que vous pouvez modifier à tout moment dans les réglages de votre téléphone ou du Hub.
• Répondre aux questionnaires de bien-être, ajouter une photo de profil ou des publications : votre consentement, que vous pouvez retirer en les supprimant.
• Protéger l'application contre la fraude et les abus : notre intérêt légitime.
• Respecter nos obligations légales, notamment en droit du travail, comptables et fiscales.

5. Avec qui nous les partageons

Vos informations ne sont visibles que des collaborateurs de Koehler Coiffeur habilités, selon leur rôle, et des prestataires qui nous aident à faire fonctionner le service, chacun pour ce qui le concerne :

• Infomaniak (Suisse) : l'hébergement du serveur de l'application et l'envoi des e-mails.
• MongoDB Atlas (serveurs situés à Francfort, Allemagne) : la base de données de l'application.
• Cloudinary : le stockage des photos, vidéos et fichiers partagés dans le Hub.
• Eurécia, Silae et Digiforma : nos outils de gestion du personnel, de paie et de formation, d'où proviennent votre dossier et vos horaires. Le Hub les lit ; il n'y écrit pas.
• Zenoti et notre logiciel de caisse : les rendez-vous, les ventes et les avis clients des salons.
• Anthropic (États-Unis) : l'intelligence artificielle qui rédige les comptes rendus de réunion, les synthèses de dossiers et les analyses demandées dans le Hub. Seuls les textes nécessaires à la demande lui sont transmis, jamais votre mot de passe ni vos documents de paie.
• Groq (États-Unis) : la transcription automatique des enregistrements de réunion. L'enregistrement est transmis le temps de la transcription, puis n'est pas conservé par ce prestataire.
• Apple et Google : la distribution de l'application sur l'App Store et Google Play, et l'acheminement des notifications sur votre téléphone.

Ces prestataires agissent selon nos instructions et sont tenus à la confidentialité. Lorsqu'une donnée est traitée hors de l'Union européenne, elle l'est sous les garanties prévues par le règlement européen sur la protection des données (clauses contractuelles types, cadre de protection des données UE–États-Unis).

Vos informations peuvent aussi être communiquées aux autorités lorsque la loi l'exige.

6. Combien de temps nous les gardons

• Votre compte : tant que vous faites partie de l'entreprise. À votre départ, il est archivé et vous ne pouvez plus vous connecter.
• Votre dossier de collaborateur et vos documents RH : pendant les durées imposées à l'employeur par la loi (en général cinq ans après votre départ pour les éléments de carrière, et les durées propres aux documents de paie).
• Messages, publications, tâches, réunions : pendant la durée d'utilisation du Hub par l'entreprise, car ils font partie de la mémoire de travail des équipes. Les enregistrements audio des réunions ne sont pas conservés une fois la transcription produite.
• Journal de sécurité : un an.
• Jeton de connexion : 30 jours, ou jusqu'à votre déconnexion.

7. Votre compte et sa suppression

Votre compte est créé et fermé par l'entreprise. Vous pouvez à tout moment vous déconnecter de l'application, retirer votre photo de profil et vos publications, et désactiver les notifications. Pour demander la fermeture de votre compte ou la suppression des informations qui ne sont pas soumises à une obligation de conservation, écrivez à contact@koehlercoiffeur.com.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès aux informations qui vous concernent, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, retirer un consentement donné, et obtenir la portabilité des données que vous nous avez fournies. Vous pouvez aussi donner des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Écrivez-nous à contact@koehlercoiffeur.com : nous répondons dans un délai d'un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL (www.cnil.fr).

9. Les autorisations de votre téléphone

• Notifications : pour vous prévenir d'un message, d'une tâche ou d'un rappel. Facultatives.
• Appareil photo et photos : uniquement quand vous choisissez d'ajouter une image à une publication, à un look, à un message ou à votre profil.
• Micro : uniquement quand vous enregistrez une réunion ou un message vocal.
• Fichiers : uniquement quand vous joignez ou téléchargez un document.

Aucune de ces autorisations n'est utilisée en arrière-plan. Vous pouvez les modifier à tout moment dans les réglages de votre téléphone.

10. Sécurité

Les échanges entre votre appareil et nos serveurs sont chiffrés (HTTPS). L'accès à chaque information dépend du rôle de la personne connectée et est vérifié par le serveur à chaque demande. Les modifications de comptes et de droits sont consignées dans un journal. Les mots de passe sont conservés sous forme d'empreinte irréversible.

Vous contribuez à cette sécurité en gardant votre mot de passe pour vous et en vous déconnectant sur un appareil partagé.

11. Mineurs

Le Hub n'est pas destiné aux enfants. Seuls les collaborateurs de l'entreprise y ont accès ; un apprenti mineur y accède dans le cadre de son contrat, avec les mêmes protections.

12. Modifications

Cette politique peut évoluer avec l'application. La date de mise à jour figure en haut de cette page, et toute modification importante vous sera signalée dans le Hub.